MANUAL DIGITACIÓN DE NOTAS


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1 Dirección Universitaria Simón Younes Jerez Clemencia Bonilla Adelsabel Chamorro Ramírez Luís Carlos Guzmán Ernesto Rico Rafael Rodriguez Osorno Elaboró: Sandra M. Saavedra S. MANUAL DIGITACIÓN DE NOTAS Presidente Rectora Secretaria General Vicerrector Académico Vicerrector Administrativo Director Oficina Informática y Sistemas Oficina de Información y Sistemas MANUAL DIGITACIÓN DE NOTAS

2 Esta guía les permitirá a los Docentes realizar la Digitación de Notas, a través del sistema de información SUA. También lo guiará en los procesos de Generación listas, notificación a estudiantes y consulta de carga académica. Utilizar preferentemente Internet Explorer 6.0 o superior o Mozilla 3.0 o superior con el bloqueador de ventanas emergentes desactivado. * Si no tiene una cuenta activa o no recuerda su contraseña, revise su correo electrónico institucional en donde encontrará la información correspondiente. En caso de no solucionar el inconveniente envíe un desde su cuenta institucional a la dirección o comuníquese con el teléfono Ext. 229.

3 Lista de Chequeo Sé cómo ingresar al sistema de información SUA y al correo electrónico institucional. Verificación Carga Académica para el Ciclo Lectivo. Nota: En caso de no tener correcta su carga académica deberá reportarlo directamente con su Programa Académico. Creación de las actividades para las categorías I- TREINTA (30%) II- TREINTA (30%) y CUARENTA (40%). Ingreso de calificaciones para las actividades parametrizadas. Cierre de listas de Calificación para cada una de las clases asignadas, cuando haya ingresado todas las calificaciones y este seguro de no realizar ninguna modificación. 3

4 CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? Ingrese al portal institucional accediendo a la dirección Una vez allí, ubique y de clic sobre el link. En la ventana que aparece digite su ID USUARIO y su CONTRASEÑA. Transcurrido 20 minutos sin actividad en el Sistema suspende la conexión y presenta una ventana donde le informa que la sesión ha terminado. Para reiniciar la conexión de clic en aceptar y digite nuevamente su usuario y clave. Evite utilizar los botones de retroceso de su navegador de internet, esta operación podría ocasionar conflictos a la hora de ejecutar algún proceso, la perdida de datos o la no actualización de cambios. 4

5 Para tener en Cuenta Este proceso le permite crear las ACTIVIDADES académicas (evaluaciones, quices, talleres, etc.), sus plazos de entrega e introducir las calificaciones finales de las mismas. Tenga en cuenta que lo podrá realizar siempre y cuando tenga la carga académica grabada en el sistema para el ciclo lectivo correspondiente. A continuación se presentan los pasos que tendrá que realizar para poder realizar completamente el proceso de digitación de notas: Deberá realizarlo para cada una de las clases que tiene asignada; para ello tenga en cuenta que deberá crear actividades para la categoría del PRIMER TREINTA POR TREINTA (30%) SEGUNDO TREINTA POR CIENTO (30%) y CUARENTA POR CIENTO (40%). A continuación se presenta un ejemplo: 5

6 1. Creación de Actividades Ingrese al SUA, debe seguir la ruta Menú Principal>Autoservicio Inicialmente Actualice los Datos Personales en Campus en la ruta Menú Principal>Autoservicio>Cuaderno de Evaluación. En la siguiente pantalla seleccione la clase a parametrizar, tal como indica la imagen. 6

7 Para realizar la parametrización de las actividades, debe realizar los pasos detallados a continuación: 1. Categoría actividad: Permite seleccionar la categoría de la cual hará parte la actividad que está creando. Las posibilidades que ofrece el sistema son TREINTA-1, TREINTA-2 o CUARENTA. Dando click el icono de la lupa que se indica en la imagen anterior se accede a la lista de categorías. 2. Descripción: Aquí se le asigna un nombre a la actividad, para ello digite en este campo el nombre que desea para la actividad que está creando. Por ejemplo EXAMEN PARCIAL 1, que hace parte 7

8 de la categoría TRINTA-1 (30%) 3. Descripción Corta: La descripción corta es el nombre con que aparecerá la actividad en los listados de notas. Se recomienda ser claro y preciso en la asignación de este ítem para evitar confusiones en los listados de notas. Solo dispone de 10 caracteres para la asignación del nombre corto. 4. % Nota: Desde aquí usted asignará el porcentaje que le corresponde a la actividad que está creando. Recuerde que este porcentaje debe expresarlo en términos del 100% de la categoría seleccionada. Para el caso del ejemplo que estamos trabajando: Categoría = Treinta 30% Nombre Actividad = Primer 30 % Nota = 100% La anterior parametrización significa que esta actividad vale el 100% del 30% del total de la nota 5. Fechas y Duración: En este apartado debe digitar las fechas en las que iniciará la actividad (Inicial), la fecha de entrega (Vencimiento), la fecha máxima ampliada de entrega (Vencimiento Ampliada) y la fecha estimada de calificación (Prevista Calificación). 6. Comentarios: Aquí usted podrá digitar las instrucciones, temáticas, requisitos, condiciones de entrega y en general cualquier anotación que ilustre al alumno sobre el desarrollo de la actividad. 7. Guardar: Haga clic en el botón después de revisar los parámetros digitados y estar totalmente de acuerdo. 8

9 Si usted lo desea puede crear las actividades para las tres (3) categorías simultáneamente. 8. Agregar actividades: Para incluir otra actividad de una misma clase, seleccione el símbolo SUMA que aparece al costado derecho de la ventana. Para parametrizar la nueva actividad proceda a realizar nuevamente los pasos anteriores de Crear una Actividad. 2. Copiar Actividades entre Clases Si usted tiene varias clases y realiza las mismas actividades de clase, puede copiar las actividades entre clases para evitar repetir el proceso. Tenga en cuenta el número de la Clase que ya parametrizó. 1. De click en el icono copiar Activiades. 2. De click en el icono Criterios Adicionales de Búsqueda. 9

10 3. Escriba en el campo seleccionado en la imagen el número de la clase que ya tiene creadas las actividades. 4. De click en buscar 5. Verifique que sea la clase correspondiente y de click en seleccionar clase. 10

11 Una vez seleccione la clase el sistema lo enviará a la pantalla incial, donde podrá comprobar que las Actividades ya se encuentran registradas, compruebe fechas, porcentajes o comentarios y de click en guardar. 3. Ingreso de Calificaciones Una vez creadas las actividades podrá ingresar las notas para las mismas. Siga los pasos que se indican a continuación: Ingrese al Cuaderno de Evaluación y haga click en el icono indicado. Digite las notas correspondientes en las casillas que corresponda de acuerdo a las parametrizaciones realizadas. 11

12 Guarde constantemente los cambios realizados. Nota: Si un estudiante no aparece en el listado por favor notifíquelo a la Dirección de Programa para que se verifique su matrícula académica o su estado financiero. IMPORTANTE Usted podrá realizar correcciones en las calificaciones hasta el cierre definitivo de notas, es decir, hasta el final del periodo (3º corte). 12

13 4. Cierre Listas de Calificaciones Después de ingresar y verificar las notas de las actividades del primer treinta (30%), del segundo treinta (30%) y del cuarenta (40%), usted tendrá que realizar el cierre de los listados, es la entrega oficial a la Universidad de las notas. Una vez se cierre el listado de notas, registro y control procederá a pasar las notas a la historia de cada estudiante. El proceso para realizar el cierre de lista es el siguiente: 1. De click en la pestaña Calificación Acumulada 2. De click en el icono Cerrar Lista 3. Guarde los cambios 5. Verificar Para confirmar que ha culminado el proceso de digitación de notas y ha cerrado las listas de una clase, siga los pasos que se muestran a continuación: a) Ingrese al Centro de Profesorado y de click sobre el botón, que se indica en la imagen. 13

14 1. Si usted efectúo el procedimiento Cierre listas de Calificación correctamente el sistema le desplegará el listado de clase con la correspondiente nota final en los campos Lista Calif y Calificación Oficial. 14

15 2. Si desea descargar la lista de calificaciones lo podrá hacer dando click en el icono indicado en la imagen. Se genera un archivo de Excel. 6. Generación Listado de Clases Para descargar los listados de Clase, siga los pasos que se señalan a continuación: 1. Ingrese al Centro de Profesorado, siguiendo la ruta: Autoservicio/Centro de Profesorado El sistema le desplegará la página Centro de Profesorado en donde se encuentra la carga académica que tiene asignada para el ciclo lectivo actual. 1. De click en el icono indicado en la imagen a continuación. 15

16 2. Dando click en el icono indicado. Se generará un archivo en Excel, el cual usted podrá modificar de acuerdo a sus necesidades. 7. Comunicación entre Docente- Estudiante Señor docente si desea tener comunicación permanente con sus estudiantes, podrá hacerlo de una forma práctica desde el SUA, así: 1. En el listado de click en la casilla indicada para seleccionar los estudiantes a los cuales desea notificar. 2. Luego de click en la casilla Notificar Alumnos seleccionados. 16

17 1. El sistema automáticamente el asigna su usuario de correo institucional del cual se enviará el mensaje y con una copia. 2. Con copia oculta enviará a la lista de correos registrados por los estudiantes (correo institucional). 3. El asunto lo podrá modificar si considera necesario. 4. En este campo debe transcribir el texto del mensaje. Tenga en cuenta que no podrá enviar archivos adjuntos. 5. Por último, de click en el ícono Enviar Notificación. 17

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