MANUAL DE USUARIO ADMINISTRACIÓN DE DISTRIBUIDORES


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1 MANUAL DE USUARIO ADMINISTRACIÓN DE DISTRIBUIDORES

2 INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como objetivo ilustrar a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema de Administración de Distribuidores de ARP SURA. Seleccione una de las opciones del menú principal o continúe navegando desde la barra inferior.

3 Página de inicio Menú principal Al iniciar la aplicación, usted se encuentra con tres opciones principales : Gestión de la orden Soportes de facturación Reportes Al ingresar a Gestión de la orden y Soportes facturación, se despliegan las opciones que deben ser alimentadas por el usuario y en Reportes se encuentran los informes que le permitirán visualizar la información que ha sido alimentada en las opciones anteriores.

4 Página de inicio Barra de navegación principal 1. Acceder a la pagina de Inicio de la aplicación. 2. Ir al sitio Web de ARP SURA (http://www.arpsura.com) 3. Ir a la página anterior. 4. Ir a la página siguiente. 5. Abrir el manual de usuario. 6. Salir de la aplicación.

5 Menú principal Gestión de la orden Para desplegar las opciones que se encuentran en Gestión de la orden, haga clic sobre esta y para ingresar a cada una de las opciones que se despliegan, nuevamente haga clic sobre la opción a la que desea ingresar.

6 Recuperar orden Al hacer clic en la opción Recuperar orden aparece la siguiente pantalla con los parametros para recuperar la información deseada:

7 Recuperar orden Parámetros de consulta. Orden de compra: al digitar un numero de OC, permite recuperar una OC especifica. Fecha de aprobación: Se debe especificar un intervalo de fechas dentro de las cuales se encuentra la fecha de aprobación por parte de ARP SURA de las tareas a buscar. Este intervalo es obligatorio y no puede haber una diferencia mayor a seis meses entre la fecha inicial y la fecha final. UEN Empresa: Se puede seleccionar una UEN a la cual esté asociado el distribuidor. Contrato: si se conoce el número del contrato se especifica y el sistema permite recuperar todas las OC aprobadas para ese contrato en el rango de fechas especificado. Nombre de la empresa: al darle clic en la lupa se despliega una ventana que pide el número de identificación de la empresa (Nit) o el nombre, al escribir un nombre el sistema le trae todas los nombres de empresas que contengan el dato especificado, una vez identificada la empresa se selecciona y se da clic en el botón Estado de la programación: Permite seleccionar uno de los posibles estados en los que se encuentra la programación de la tarea. Oficina distribuidor: permite seleccionar la oficina del distribuidor y filtrar solo las OC aprobadas para esa oficina. Grupo clasificación: Permite seleccionar solo las OC que cumplan con la clasificación seleccionada. Orden de compra sin programación: Permite seleccionar las tareas que no tienen gestión de programación efectiva o aún no tienen gestión de programación. Botón consultar: Recupera las OC de acuerdo a los parámetros seleccionados.

8 Recuperar orden Resultados de la consulta. Icono : Permite modificar los criterio de la búsqueda. Icono :Permite visualizar los criterios que fueron seleccionados en la búsqueda.

9 Recuperar orden Resultados de la consulta. En la parte inferior de la pantalla se muestra la siguiente información de las tareas que cumplan con los parámetros establecidos en la consulta, estas tareas son las aprobadas para el prestador que actualmente se encuentra autenticado en el sistema.

10 Recuperar orden Resultados de la consulta. Campos disponibles: Orden, prioridad, empresa, producto, tarea, clasificación, saldo por programar, saldo por ejecutar, fecha de entrega, número de llamadas y detalles. La información pueden ser organizada por cualquiera de estos campos dando clic sobre el rotulo. En esta pantalla también se puede visualizar la Orden de compra al darle clic al icono generar carta de orden de compra. Campo prioridad: fue marcado por el profesional en prevención de ARP SURA con el objetivo de darle prioridad a la programación de esta tarea. Campo saldo por programar: muestra las horas que están pendientes de programación de la tarea. Campo saldo por ejecutar: muestra las horas que están pendientes por ejecutar de la tarea. Campo fecha de entrega: muestra la fecha inicial en que debe ser entregada a tarea. Campo número de llamadas (excepto cancelación): muestra el número de llamadas que se le han realizado a la empresa, tanto las efectivas como las no efectivas, sin contar las llamadas de cancelación. Campo detalles: se despliega información adicional de la tarea.

11 Recuperar orden Programar tarea Se da clic en el ícono de la tarea que se quiere programar y el sistema despliega una ventana en la parte superior con toda la información de la tarea seleccionada.

12 Recuperar orden Programar tarea Estado de la tarea: por defecto lo trae aprobada. Cantidad pedida: Horas o unidades solicitadas en la tarea. Cantidad programada: Horas o unidades que ya han sido programadas de la tarea. Saldo por programar: Horas o unidades pendientes por programar. Saldo por ejecutar: Horas o unidades pendientes por ejecutar. Estado de la programación: muestra en que estado esta la tarea. Pendiente por gestión: si aún no se ha realizado ninguna llamada. Sin programar: si aún no se ha realizado ninguna programación. Parcialmente programada: si del total de horas solicitadas, solo se ha programado parcialmente. Parcialmente programado y cumplido lo programado: Si lo programado parcialmente esta cumplido totalmente. Parcialmente programado y parcialmente cumplido: Si aún están pendiente horas por programar y de lo programado aun hay horas pendientes por ejecutar.

13 Recuperar orden Programar tarea En la parte intermedia de la pantalla se encuentran los siguientes íconos para programar la tarea e ingresar gestión cuando la llamada no es efectiva:

14 Recuperar orden Programar tarea Cita manual Para programar la tarea se ingresa haciendo clic en el icono, se abre una ventana en la cual se deben seleccionar e ingresar los siguientes campos: Fecha de la cita Hora de inicio Duración Si es cita de campo o de informe Observaciones Para terminar el proceso, se debe hacer clic en y el sistema vuelve a la pantalla anterior en la cual se puede visualizar el registro de la nueva cita.

15 Recuperar orden Programar tarea Cita manual Luego de programar las tareas el sistema vuelve a la pantalla anterior y muestra la tarea programada y se habilitan los botones:

16 Recuperar orden Programar tarea Ingresar cumplimiento Al darle clic a esta opción el sistema trae en la parte superior de la pantalla los datos generales de la tarea. En la parte intermedia de la pantalla muestra las citas que hay programas y a las cuales se les puede ingresar el cumplimiento de la tarea. El campo cumplimiento se encuentra habilitado y muestra las horas que fueron programadas, este valor se puede modificar ingresando una cantidad inferior y la diferencia con la cantidad inicial queda nuevamente pendiente de programación. Para terminar el proceso se da clic en el sistema actualiza el estado de la cita y queda como ejecutada. Para regresar a la pantalla anterior se da clic en el icono

17 Recuperar orden Programar tarea formato de entrega de servicios Para utilizar esta opción debe seleccionar de la parte intermedia de la pantalla la cita a la cual desea generarle el formato de entrega de servicios, la cual debe estar en estado programada. Luego dar clic en. El sistema genera el formato el cual puede ser impreso.

18 Recuperar orden Programar tarea Cancelar programación Para utilizar esta opción debe seleccionar como mínimo una cita y luego hacer clic en. Se abre una ventana en la cual se debe ingresar: Quien realiza la cancelación y se debe seleccionar si fue el Distribuidor o la empresa. Si se selecciona empresa se debe ingresar el contacto que cancelo la cita y en ambos casos se debe ingresar las observaciones. Para terminar el proceso se debe hacer clic en Aceptar. El sistema actualiza la pantalla principal y la(s) cita(s) seleccionadas aparecen con estado CANCELADA.

19 Recuperar orden Programar tarea Ingresar gestión Para utilizar esta opción puede seleccionar una o varias tareas de la parte inferior de la pantalla dando clic en el cuadro que aparece al lado del número de la OC y luego hacer clic en Se abre una ventana en la cual se deben ingresar los siguientes campos: Fecha y hora de la llamada. Nombre de la persona que responde la llamada. Respuesta. Observaciones. Para terminar el proceso se da clic en aceptar y el sistema vuelve a la pantalla original. Cuando se selecciona mas de una tarea, la gestión ingresada le queda guardada a todas la tareas seleccionadas. Esta historia se puede consultar por la opción historial de llamadas

20 Recuperar orden Programar tarea Historial de llamadas Al hacer clic en la opción se abre una ventana donde se muestra la siguiente información de cada llamada realizada para la tarea seleccionada. Fecha, hora, atendido por, observaciones. Para desplegar las observaciones se da clic en el icono

21 Recuperar orden Programar tarea Regresar Cuando se hace clic en el sistema vuelve a la pantalla Recuperar orden en la cual se pueden ingresar los cirterios de busqueda.

22 Recuperar orden Programar tarea Por último cuando desee programar otras tareas de la misma empresa, en la parte inferior de la pantalla encontrará el listado de las tareas aprobadas, usted podrá hacer clic sobre el número de la orden y el sistema cargará la información en la parte superior de la pantalla y podrá realizar la programación de la tarea.

23 Rechazar tarea Para utilizar esta opción debe buscar una tarea la cual debe estar con el saldo completo y sin programaciones vigentes. Luego de ingresar los parámetros de búsqueda debe seleccionar la tarea de su interés y darle clic en el botón En la nueva ventana en la cual se deben ingresar los siguientes campos: Razón de Rechazo, en donde se debe seleccionar el motivo por el cual se esta rechazando la tarea. Observaciones, en caso de tenerlas y por último se da clic en aceptar y el sistema vuelve a la pantalla donde están las demás tareas. Las tareas que han sido rechazadas y que aun no han sido aprobadas por ARP SURA siguen apareciendo en esta la opción hasta que ARP SURA acepte o no el rechazo y no aparecen en la opción recuperar orden para ser programadas. Estas tareas aparecen con el recuadro de la izquierda deshabilitado. Si ARP SURA acepta el rechazo, la orden se desaparece de esta opción. Si ARP SURA no acepta el rechazo la orden no aparece en esta opción y vuelve a aparecer en la opción recuperar orden para ser programada.

24 Bajar Saldo Para utilizar esta opción deben ingresar los parámetros de la tarea que desea bajar el saldo, seleccionar como mínimo una tarea en los resultados de la búsqueda y luego hacer clic en. Se abre entonces una ventana en la cual se deben ingresar las observaciones. Para terminar el proceso se da clic en o para salir. Las tareas a las que se les ha dado de baja y que aun no han sido aprobadas por ARP SURA siguen apareciendo en esta la opción hasta que ARP SURA acepte o no el bajar el saldo y no aparecen en la opción recuperar orden para ser programadas. Estas tareas aparecen con el recuadro de la izquierda deshabilitado. Si ARP SURA acepta el bajar el saldo, la orden se desaparece de esta opción Si ARP SURA no acepta el bajar el saldo la orden no aparece en esta opción y vuelve a aparecer en la opción recuperar orden para ser programada. Si la tarea tiene un saldo programado y aun no ha sido ejecutado, sale el siguiente mensaje:

25 Ingresar cumplimiento Al dar clic en la opción del menú principal el sistema trae los siguientes parámetros de recuperación. Orden de compra Fecha de programación UEN Prestador Contrato Empresa Oficina Grupo de clasificación

26 Ingresar cumplimiento Para recuperar la información se da clic en el icono En la parte superior de la pantalla el sistema muestra los parámetros seleccionados En la parte inferior el sistema muestra el listado de citas encontradas en el rango de fechas seleccionadas.

27 Ingresar cumplimiento El campo cantidad ejecutada muestra las horas que fueron programadas, este valor puede ser modificado, pero solo ingresando una cantidad inferior. Si este valor se modifica, la diferencia con la cantidad inicial queda nuevamente pendiente de programación. Si se quiere marcar de manera masiva el cumplimiento de todas la citas, se da clic en el cuadro que aparece al lado del rotulo Tipo. Si se quiere solo seccionar solo algunas citas para ingresarles el cumplimiento, se da clic en el cuadro que aparece al lado del icono que representa el tipo de cita, campo o informe Para terminar el proceso se da clic en guardar cantidades, el sistema actualiza el estado de la cita y queda como ejecutada. Para salir de esta pantalla se puede seleccionar cualquiera de las opciones del menú principal que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla.

28 Ingresar cumplimiento (Devolver cumplimiento) Para devolver el cumplimento de una OC ya ejecutada; ya sea por equivocación o por que se va a cancelar la OC, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Poner el saldo ejecutado en cero: 2. Seleccionar la actividad y luego dar clic en el botón Después de estos pasos la actividad vuelve al estado de programada.

29 Notificar Informes Al dar clic en la opción del menú principal el sistema trae los siguientes parámetros de recuperación: Orden de compra. Fecha de programación UEN Prestador Contrato Empresa Oficina Grupo de clasificación Tipo de informe : se puede seleccionar todos o solo los informes que han sido rechazados.

30 Notificar Informes Al darle clic al botón el sistema trae en la parte superior de la pantalla los valores seleccionados y en la parte inferior muestra el listado de citas de informe encontradas en los parámetros seleccionados. Si una misma tarea tiene varias citas y de estas solo se va a enviar un informe, se pueden seleccionar varias citas dando clic al cuadro que se encuentra a la izquierda y luego se da clic en el icono envió de informe. Si una misma tarea tiene varias citas y cada una implica un envío de informe, se selecciona solo una cita y luego se da clic en el icono envío de informe.

31 Notificar Informes Al dar clic en el icono NOTIFICAR envío de informe, el sistema abre una ventana para ingresar observaciones. (no es obligatorio diligenciar este campo). Una vez se da clic en aceptar se cierra la ventana y el sistema vuelve a la pantalla inicial que solicita los parámetros de búsqueda si no hay mas informes para enviar o vuelve a la pantalla donde están los demás informes pendientes por enviar. Para salir de esta pantalla se puede seleccionar cualquiera de las opciones del menú principal que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla.

32 Menú principal Soporte facturación Desde esta opción se realiza el proceso de facturación y se pueden consultar las facturas que han sido rechazadas por ARP SURA. Al darle clic a la opción Soporte Facturación se despliegan las opciones: Facturas no enviadas Facturas rechazadas

33 Soporte facturación Facturas no enviadas Generar soporte facturación Para crear una nueva factura se debe hacer clic en el botón y el sistema solicita los siguientes datos: Número de la factura (obligatorio). Fecha de facturación (obligatorio). Al darle clic en el botón el sistema adiciona este nueva factura a las facturas pendientes por enviar.

34 Soporte facturación Facturas no enviadas Generar soporte facturación Para adicionar detalles a la factura, se da clic sobre el número de la factura a la cual se le quieren adicionar los servicios a ser cobrados y el sistema despliega la siguiente pantalla Para crear una nueva factura a la que aparece en la lista de facturas no enviadas se le da clic en el botón

35 Soporte facturación Facturas no enviadas Agregar detalle Al seleccionar el botón el sistema solicita los siguientes datos:

36 Soporte facturación Facturas no enviadas Agregar detalle # de orden de compra (obligatorio) Prestador, Rango de fecha de entrega del servio, Empresa, UEN. (opcionales) Dar clic en el botón después de la búsqueda se chulea la actividad y luego clic en el botón para que esta actividad se agregue a la factura.

37 Soporte facturación Facturas no enviadas Agregar detalle OBSERVACIÓN: El sistema permite recuperar los servicios que cumplan con las condiciones establecidas por ARP SURA para facturación y que cumplan con los criterios establecidos en el parámetro de consulta. Si no se diligencian los parámetros y se da clic en el icono buscar, el sistema automáticamente trae todos los servicios prestados que cumplen con los requisitos establecidos para ser facturados.

38 Soporte facturación Facturas no enviadas Agregar detalle Luego de agregar el detalle el sistema muestra la siguiente información: Orden, tarea, clasificación, unidades, cantidad pedida, cantidad facturada de campo, cantidad facturada de informes, cantidad a facturar de campo, cantidad a facturar de informes, empresa, viáticos, transporte adicional, valor unitario, y valor total.

39 Soporte facturación Facturas no enviadas Agregar detalle En la medida que se van seleccionado las citas a facturar el sistema muestra en el campo cantidad de campo o de informe a facturar la suma de las cantidades seleccionadas. Una vez seleccionadas todas las tareas, una tarea o una cita se debe continuar marcando los otros campos, transporte, viáticos y transporte adicional que aparecen en cada cita y que traen un valor especifico, para que el sistema vaya calculando automáticamente el valor total de la factura.

40 Soporte facturación Facturas no enviadas Eliminar detalle Para eliminar una cita o una tarea de la factura actual, se da clic en el botón

41 Soporte facturación Facturas no enviadas Eliminar detalle Luego se despliega una ventana donde nos pide el # de la orden que se quiere eliminar de la factura. Después de digitar el # de la orden se le da clic al botón donde trae la información de la actividad que se quiere eliminar. Se da clic en el botón luego sale un mensaje donde no pregunta si queremos eliminar esta actividad, se le da clic en ACEPTAR y por ultimo el sistema actualiza y elimina la actividad de la factura.

42 Soporte facturación Facturas no enviadas Enviar factura Para terminar el proceso de facturación se da clic en el ícono si quiere enviar la factura a ARP SURA se da clic en el ícono y el sistema lo devuelve a la pagina facturas no enviadas. Si solo se guarda la factura y no se envía a ARP SURA, se da clic en el ícono regresar para volver a la página facturas no enviadas donde quedan almacenadas las facturas que no han sido enviadas.

43 Soporte facturación Facturas rechazadas Esta opción muestra la lista de las facturas rechazadas, es decir, aquellas que fueron enviadas a ARP SURA y que por algún motivo han sido devueltas. Desde este punto usted puede: - Generar una nueva factura a partir de facturas rechazadas. - Eliminar facturas rechazadas.

44 Soporte facturación Facturas rechazadas Generar una nueva factura a partir de una factura rechazada Para generar una nueva factura a partir de las facturas rechazadas, se deben seleccionar las correspondientes casillas de verificación y luego hacer clic en El sistema presenta la misma interfaz de captura para los datos básicos de una nueva factura, con la diferencia de que al guardar los datos de la misma, la lista de detalles no es vacía, sino que ya está configurada con todas las tareas comunes y no comunes de aquellas facturas rechazadas que fueron seleccionadas. Esta nueva factura queda como no enviada y se puede consultar desde la lista de facturas no enviadas. A esta factura se pueden seguir agregando otros detalles.

45 Soporte facturación Facturas rechazadas Reutilizar una factura rechazada Para reutilizar una factura a partir de las facturas rechazadas, se selecciona la factura que se quiere reutilizar y luego hacer clic en El sistema muestra un mensaje donde pregunta: Después la factura vuelve a la interfaz de facturas no enviadas, con los mismos parámetros que se había enviado la primera vez.

46 Soporte facturación Facturas rechazadas Eliminar factura rechazada Para eliminar una o varias facturas se deben seleccionar las correspondientes casillas de verificación y luego hacer clic en Se le pedirá que confirme si efectivamente desea eliminar los registros seleccionados. Si selecciona Aceptar las facturas seleccionadas junto con sus detalles serán eliminadas. En caso contrario, no se ejecuta ninguna acción.

47 Glosario de iconos Permite aceptar las decisiones que el sistema en cualquier sección le notifique Abre un cuadro de diálogo que permite ejecutar una búsqueda de datos Realiza una cita desde la agenda En la sección de facturación este botón le permite adicionar tareas ejecutadas a una factura. En cualquier cuadro de diálogo cancela la toma de una decisión Permite realizar programaciones desde el calendario Permite seleccionar e ingresar un parámetro de búsqueda. Permite cancelar una programación de una cita con empresa Ejecuta los parámetros en una búsqueda general Baja el saldo de tareas no ejecutadas total o parcialmente En cualquier cuadro de diálogo cancela la toma de una decisión. Elimina los detalles en diferentes cuadros de diálogo. Es necesario seleccionar los ítems que se desean eliminar

48 Glosario de iconos Permite eliminar las tareas que no se deseen facturar. Es necesario seleccionar los ítems que se desean eliminar Permite la generación del encabezado de la factura en la sección de facturas no enviadas En la sección de programación de tareas con este botón puede ingresar una gestión de llamada en caso que usted tenga observaciones a la llamada. Desde la sección de Facturas no enviadas permite el envío de la factura una vez se encuentre diligenciada En la sección de facturación se utiliza este botón para guardar todas las cantidades de las tareas facturadas. En la sección de rechazar tareas usted puede rechazarlas con este botón. Es necesario seleccionar los ítems que se desean rechazar Genera el formato de entrega de servicios a las tareas programadas Se visualiza en un cuadro de diálogo todas las gestiones de programación realizadas a una tarea Reutiliza una factura rechaza

49 Iconos Devolver el cumplimiento de una tarea ya ejecutada. Cita de campo: indica que la tarea actual es para realizar en campo. Programar tarea: carga la información de la tarea seleccionada y permite el ingreso de la cita. Cita de informe: indica que la tarea actual es para realizar un informe. Borrador: en diferentes cuadros de diálogo usted podrá utilizar el borrador para limpiar campos en los que ha escrito algún texto Lupa de búsqueda: abre un cuadro de dialogo donde usted buscará el valor deseado ingresando los parámetros. Calendario: Cuando se está generando la citación de la tarea usted deberá usar el calendario para seleccionar la fecha, haga clic sobre el día que desee, para cambiar el mes debe usar las flechas < > ubicadas en la parte superior.

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