GRANDES EVENTOS. Consejos prácticos y checklist. 1. Inicio: 2. Encuentra el lugar adecuado:


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1 GRANDES EVENTOS GRANDES EVENTOS Consejos prácticos y checklist Consejos prácticos y checklist 1. Inicio: Cuál es el la finalidad del evento? Qué objetivo tienen los participantes? Has elegido la fecha y la hora? Tienes otras opciones en caso de que no haya disponibilidad? Dónde quieres celebrar el evento? Has pensado en alguna ciudad o país en concreto? Vas a necesitar reservar habitaciones para la estancia? Vas a necesitar salas de reuniones? Has pensado si quieres servicio de catering durante el evento? Vas a necesitar equipamiento audiovisual? Indica el porcentaje del presupuesto que has asignado para: Habitaciones de hotel Salas de reuniones Catering Alquiler de equipamiento audiovisual Has elaborado una agenda para la reunión? 2. Encuentra el lugar adecuado: Qué tipo de reunión quieres celebrar? Tienes ya un presupuesto? Qué distancia máxima quieres que haya entre el aeropuerto más cercano y el hotel? Vas a necesitar instalaciones o habitaciones para personas con movilidad reducida? Vas a necesitar servicio de limusinas o taxis para los asistentes? Respecto al aparcamiento en el hotel, cuántas plazas necesitas, tiene coste adicional? Has considerado la frecuencia y el coste de transporte del aeropuerto al hotel? Cuál es la frecuencia de vuelos al destino elegido? Se ajustan al horario del evento? El evento tendrá lugar en temporada alta o baja? Has elegido una localización adecuada entre nuestros 375 hoteles repartidos por todo el mundo? Nos has enviado una solicitud de presupuesto? 1/5

2 3. Habitaciones de hotel: Qué número, exacto o estimado, de habitaciones crees que vas a necesitar? Has confirmado ya las fechas de llegada y salida? Tienes alguna preferencia respecto al tipo de habitación (por ejemplo, individual, doble o habitaciones comunicadas)? Te gustaría que las habitaciones estuviesen próximas y en la misma planta? Se encargarán los invitados de hacer sus propias reservas o habrá una persona encargada de hacerlo? Es importante que las habitaciones tengan wifi? 4. Herramienta para eventos (página web personalizada para grupos): Vas a necesitar una página web personalizada para grupos? Si es así, consulta con el departamento de ventas. Después del check-in, pide al hotel una copia de la lista de habitaciones con los nombres de todos los asistentes y los números de sus habitaciones. De este modo podrás saber dónde está cada uno. 5. Sala de reuniones: Cuántas personas van a asistir? Qué tipo de sala de reuniones estás buscando? Vas a necesitar una o varias salas? Has echado un vistazo a la distribución de las salas de reuniones del hotel? Has definido el horario de la reunión? En caso de que el evento dure varios días, será el mismo horario cada día? Has pensando en el tipo de disposición de asientos (recepción, auditorio, en forma de U, aula, conferencia, banquete o distribución en cuadrado)? Antes de la visita de inspección, pide al hotel que prepare la sala con la disposición que hayas elegido para ver cómo quedará el día del evento. Qué tipo de equipamiento audiovisual vas a necesitar? Crees que el equipamiento audiovisual que tenemos se ajusta a tus necesidades? Vas a necesitar una tarima o un micrófono? Tienes preparada la agenda del evento? Vas a necesitar rota folios, pizarras, blocs de notas, bolígrafos o rotuladores? Nos has pedido que preparemos la sala y el equipamiento antes de que comience la reunión? 2/5

3 Vas a necesitar un teléfono con altavoz? Has solicitado las tarifas en caso de que necesites realizar conferencias telefónicas? Vas a necesitar Internet? Si es así, cuántos puertos de acceso vas a necesitar? Has calculado el coste del servicio? Incluimos WIFI gratuito de fácil acceso para todo los delegados y participantes. Podemos adaptar nuestra conectividad a requerimientos específicos bajo petición. 6. Catering: Cuántos comensales habrá? Has decidido las horas de las comidas y de los coffee breaks? Has elegido el menú y las bebidas? Vas a necesitar otra sala independiente para los descansos? Si el catering va a servirse durante la reunión, podrá hacerse sin causar molestias? Quieres que se sirva café y agua durante toda la reunión? Hay algún invitado que necesite una dieta especial? Cuál es el coste del servicio de catering? 7. Facturación y pago: Quién se hará cargo del pago de las habitaciones y de la sala de reuniones? Cómo quieres que se facturen los gastos adicionales como el servicio de habitaciones o las llamadas telefónicas? Cómo se hará el último pago? Quién estará autorizado a hacer cambios que puedan ocasionar gastos extra? Se debe hacer un depósito por adelantado? Si es así, hay algún calendario de pagos? Te gustaría establecer un plan de facturación con el hotel? Si es así, qué gastos se pueden añadir y quién está autorizado a hacerlos? 8. Extras: Dispone el hotel de servicio de transporte al aeropuerto? Hay que pagar por hacer una reserva? Vas a necesitar habitaciones, zonas públicas o salones de actos adaptados a personas con movilidad reducida? Has invitado a los ponentes? 3/5

4 Has incluido en las invitaciones para los asistentes e invitados una hoja de respuesta para peticiones individuales? Sabe el hotel los horarios de entrega y recogida de los proveedores externos? Qué coste tienen los servicios de oficina como el servicio de fotocopias? Has echado un vistazo a la oferta de ocio que hay en la zona para antes o después de la reunión? 9. Los toques finales: Tres meses antes del evento Has actualizado tu reserva para confirmar cuántos invitados asistirán al evento y cuántas salas de reuniones y habitaciones vas a necesitar? Tienes preparado todo el material impreso que necesitas? Has reservado los equipos y comprado los regalos? Has empezado a preparar una lista con las tareas y responsabilidades asignadas a cada persona? Tienes algún plan alternativo en caso de algún imprevisto, como por ejemplo, que un ponente no pueda asistir por enfermedad? Han recibido los asistentes las invitaciones? Puedes confirmar cuántos invitados y asistentes acudirán al evento? Un mes antes del evento Has confirmado el catering y los menús? Has comprobado que los ponentes tienen las presentaciones listas y que están al tanto de los plazos de entrega del material? Hay algún ponente que necesite equipamiento técnico? Van a necesitar los ponentes servicio de transporte al hotel? Has establecido un plazo en el que todo el material impreso debe estar listo? Tiene el hotel ya la lista de todos los invitados y los detalles de cualquier petición especial? Has pedido una cita con la persona pertinente para revisar el programa antes del evento? Tienes preparado un comunicado de prensa para el evento? Una semana antes del evento Has preparado todo para que el material del evento se envíe al hotel 48 horas antes de tu llegada? Has avisado al hotel? Has preparado todo para que el material se envíe a tu oficina después del evento? 4/5

5 Tienes una copia de seguridad del material que vas a utilizar? Están confirmadas todas las entregas y recogidas? Están listas las credenciales? Has enviado un comunicado de prensa sobre el evento a los contactos importantes? Has preparado la carpeta informativa para el personal con el orden del día y los datos de contacto? Cuando llegues al evento / un día antes del evento Has pedido una cita con la persona pertinente para revisar el programa antes del evento? Ha llegado todo el material en buenas condiciones? Una hora antes del evento Están las salas de reunión preparadas? Están los ayudantes del evento en el hotel y bien informados sobre lo que tienen que hacer? 10. Después del evento Te has reunido con el organizador para hablar de cómo ha ido el evento? Has rellenado el formulario de evaluación del evento? Has comprobado que la factura es correcta? Has pagado a los proveedores? Has enviado una nota de agradecimiento a los ponentes y patrocinadores? Has tomado notas útiles para el próximo evento? Remarques: 5/5

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