CAPITULO IX ORGANIZACION. una organización que cumpla con los requerimientos del mismo. Es así como


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1 CAPITULO IX ORGANIZACION En el presente capítulo proponemos para el Servicio de Publicaciones una organización que cumpla con los requerimientos del mismo. Es así como primero definiremos la organización interna, y luego su ubicación dentro de la estructura orgánica de la Universidad. Finalmente, determinaremos el perfil del personal requerido con sus respectivas necesidades de ampliación del mismo a corto y largo plazo. 9.1 Organigrama Consejo de Publicaciones Director del Servicio de Publicaciones Asistente Administrativo Producción Comercialización Corrector de estilo Diseñador / Diagramador Vendedor de Librería Representante de ventas 138

2 Esta estructura organizacional ha sido diseñada según los requerimientos vistos anteriormente. Como podemos observar, encabeza el equipo de publicaciones el Consejo de Publicaciones, seguido por el Director del Servicio de Publicaciones, quien tendrá un asistente administrativo. En otro nivel proponemos el área de producción y comercialización. Proponemos que el Consejo de Publicaciones esté integrado por el comité de investigación de cada facultad, el Vicerrector y el director del Servicio de Publicaciones. Este consejo se reunirá mensualmente. Son funciones del consejo de publicaciones las siguientes: - Decidir las publicaciones a editar, previo informe del Comité de Investigación de cada facultad y el número de ejemplares por cada una. - Decidir la reimpresión o reedición de una publicación, previo informe del Director del Servicio de Publicaciones. - Hacer las modificaciones convenientes al Reglamento del Servicio de Publicaciones cuando se crea necesario. - Determinar el número y contenido de las colecciones, revistas u otras publicaciones creadas o por crearse. A continuación se presenta la descripción de funciones para cada uno de los puestos, de acuerdo a las necesidades de personal a corto, mediano y largo plazo: 139

3 9.1.1 Necesidades de personal en el corto plazo a). Director del Servicio de Publicaciones Nombrado por el Consejo Superior. Perfil: Licenciado en Administración de Empresas. Debe haber llevado un curso de especialización en Marketing Editorial 113. Dedicación: Tiempo parcial. Son Funciones del Director del Servicio de publicaciones: - Coordinar y dirigir las actividades de edición y comercialización de publicaciones. - Convocar, cuando sea preceptivo o lo estime necesario, al Consejo de Publicaciones. - Impulsar al Comité de Investigación de cada facultad para la publicación de libros. - Supervisar la distribución de publicaciones en el plazo establecido. - Encargarse de las gestiones encaminadas a incrementar y adecuar los medios personales, financieros y materiales para mantener y aumentar en lo posible la capacidad editorial. - Asumirá la dirección de la Librería Universitaria. 113 En lo referente al director del fondo: La edición de publicaciones universitarias es una actividad especializada, que trasciende la simple reproducción o impresión de manuscritos. Debe favorecerse la formación del editor que va a dedicarse a ella. (Castillo Méndez, Mario. El Panorama actual de la Edición Universitaria en Iberoamérica. En: Primer Congreso Iberoamericano de Editoriales Universitarias. 1ra Jornada de Trabajo. 30 y 31 de octubre, 2000, Santiago de Chile. Cámara Chilena del Libro. [en línea]. < [Consulta: 13 de junio de 2002]. 140

4 - Representar al Servicio de Publicaciones en eventos o cuando las circunstancias así lo requieran. - Revisión del texto listo para la impresión. - Informar acerca de la conveniencia o no de una reimpresión o una reedición. - Encargarse de realizar las labores de publicidad correspondientes. - Cuantas otras funciones se deriven de la necesidad de cumplir los objetivos del Servicio de Publicaciones. En caso de no poder estar presente, deberá designar un representante. b). Asistente Administrativo Nombrado por el Consejo de Publicaciones. Perfil: Bach. en Administración o Contabilidad. Deberá dominar el tema de presupuestos, costos y finanzas. Dedicación: Tiempo completo. Son funciones del Asistente administrativo: - Llevar el control de costos de producción e informar periódicamente al Director del Servicio de Publicaciones. - Realizar directamente las compras de materiales (en caso de contar con imprenta propia). - Realizar los trámites respectivos para la obtención del ISBN e ISSN. - Analizar los reportes económicos de servicios administrativos. - Apoyar en la elaboración y análisis del presupuesto anual. 141

5 c). Corrector de Estilo Nombrado por el Consejo de Publicaciones. Perfil: Licenciado en Ciencias de la Educación (con mención en Lengua y Literatura) o en Ciencias de la Comunicación con experiencia en redacción. Dedicación: Tiempo completo. Son funciones del corrector de estilo del servicio de publicaciones: - Corregir el original 114, asegurándose que cumpla con las pautas ortográficas y tipográficas adecuadas, y en ningún caso realizar correcciones que alteren el sentido de lo expuesto por el autor. - Coordinar con los autores la entrega del original y su revisión después de corregido para su aprobación por este último. d). Diseñador y diagramador Seleccionado por el Director del Servicio de publicaciones. Perfil: Licenciado o Bachiller en Ciencias de la Comunicación, creativo. Dedicación: Tiempo completo. Son funciones del diseñador del servicio de publicaciones: - Realizar las tareas de diseño y diagramación de todas las publicaciones UDEP. - Coordinar con el autor para la aprobación del diseño. 114 Entendido como tal el texto que entrega el autor por primera vez para su aprobación. 142

6 - Diseñar el catálogo del servicio de publicaciones. - Preparar los afiches, dípticos, trípticos, avisos, etc. La función de Impresión en el corto plazo se subcontrataría a terceros y para la comercialización se seguirá contando con la librería Universitaria como canal principal y eventualmente se subcontratará a un representante de ventas. Ambas funciones serán supervisadas por el Director del Servicio de Publicaciones. Proponemos, además, que se establezca en cada Facultad un Comité de Investigación (actualmente no existe en todas las Facultades) conformado como mínimo por tres personas, una que presida el Comité y sea el representante de la Facultad en el Consejo de Publicaciones. Dicho Comité será nombrado por el Consejo Superior o el Decano de la Facultad respectiva. Las funciones que tendrá este Comité serán: - Promover la investigación y, resultado de ello, la elaboración de artículos para la(s) revista(s) de su Facultad. - Proponer nuevas publicaciones, sean revistas, libros o textos universitarios. - Determinar el rigor científico de los originales que los autores proponen. - Revisión del texto listo para la impresión. 143

7 e). Vendedor de librería Nombrado por el Director del Servicio de Publicaciones. Perfil: Debe tener conocimientos de computación (word, excel), trato amable con las personas y experiencia en ventas. Dedicación: Tiempo completo. Son funciones del vendedor: - Atender al público en el local de librería. - Mantener en buen estado las instalaciones de librería. - Realizar cada día el cierre de caja y presentar reportes de ventas al Director. - Otras tareas que se le encomienden Necesidades de personal en el mediano y largo plazo. f). Representantes de ventas 115 Aprobado por el Consejo de Publicaciones, previo informe del Director del Servicio de Publicaciones. Perfil: Bachiller en Administración de Empresas (con cursos de especialización en ventas o en Ciencias de la Comunicación), debe tener buena aptitud verbal y empatía con el público. Tiene que pasar por una selección y capacitación. Son las funciones del Representante de Ventas: 144

8 - Recibir pedidos de publicaciones y buscar nuevos clientes a nivel regional y nacional. - Visitar casas editoriales y puntos de venta clave para colocar las publicaciones. - Realizar las labores de cobranza a los clientes captados. - Informar periódicamente al Director del Servicio de Publicaciones Ubicación dentro de la Estructura Orgánica de la Universidad El Servicio de Publicaciones tendría dependencia directa del Vicerrectorado ya que el objetivo principal del Servicio de Publicaciones es educativo y cultural. Las relaciones de coordinación con otros órganos de la universidad se darían en tres niveles 116 : a) Con el Consejo Superior Universitario: Se darían a través del Vicerrector miembro del Consejo de Publicaciones, quien también es miembro del Consejo Superior Universitario, garantizando la unidad de criterio con el órgano rector de la universidad. b) Con la Administración General: Estaría a cargo del Director del Servicio de Publicaciones, quien presentaría todos los meses los reportes financieros correspondientes al Administrador General y planearía los aportes económicos al presupuesto universitario. 115 Proponemos un representante de ventas al inicio del segundo año, y otro al inicio del sexto año. 145

9 c) Con las Facultades: Se daría a través de los representantes de los Comités de Investigación de cada facultad, quienes a su vez, son miembros del Consejo de Publicaciones. 116 También son propuestos en: Obregón de la Colina, Erick Luis. op. cit., p

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